Aankopen via de marktplaats
Een DAS is een volledig elektronische aankoopprocedure met leveranciers die vooraf gescreend zijn. Zo plaatst een lokaal bestuur grotere opdrachten met echte mededinging, zonder telkens van nul te beginnen. Hieronder lees je hoe het werkt, aan welke voorwaarden het voldoet en waar het vandaan komt.
Een DAS is een soort digitale wachtkamer van leveranciers. Een aankoopcentrale richt het systeem één keer op en screent de leveranciers die willen meedoen. Wie aan de voorwaarden voldoet, is toegelaten. Wil een bestuur iets kopen, dan nodigt het al die leveranciers tegelijk uit om een offerte te doen.
Het grote verschil met een klassieke raamovereenkomst: een DAS blijft open. Een nieuwe leverancier kan op elk moment toetreden, ook als het systeem al jaren loopt. Zo blijft de concurrentie scherp en is het aanbod altijd actueel.
Twee fasen: eerst wordt het systeem opgericht en gevuld met leveranciers, daarna plaatst elk bestuur er zijn eigen opdrachten in.
De aankoopcentrale kondigt het DAS aan met een aankondiging van opdracht. Daarin staan de aard van de aankopen, de categorieën, de selectiecriteria, de geldigheidsduur en de manier waarop later gegund wordt.
Elke leverancier kan een aanvraag tot deelneming indienen. De eerste termijn daarvoor is minstens 30 dagen. Wie aan de selectiecriteria voldoet, wordt toegelaten: er is geen maximum aantal deelnemers.
Ook daarna kan elke leverancier op elk moment toetreden. Een aanvraag wordt in principe binnen 10 werkdagen beoordeeld, in gemotiveerde gevallen binnen 15.
Je beschrijft je behoefte, je technische vereisten en je gunningscriteria. Alle leveranciers die in de betrokken categorie zijn toegelaten, krijgen een uitnodiging om een offerte in te dienen.
Ze krijgen daar minstens 10 dagen voor, te rekenen vanaf de uitnodiging. Alle communicatie verloopt elektronisch.
Je beoordeelt de offertes op de gunningscriteria uit de aankondiging, die je in de uitnodiging verder kan preciseren. De gemotiveerde beslissing komt in het aankoopdossier.
De regels komen uit artikel 31 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 34 van Europese richtlijn 2014/24/EU.
Het DAS is bedoeld voor courante producten en diensten die algemeen op de markt beschikbaar zijn en zo aan je behoefte voldoen, zoals hardware, standaardsoftware of gangbare IT-diensten.
Van de aankondiging tot de gunning verloopt alles langs elektronische weg. In België gebeurt dat via het federale e-Procurementplatform.
Zolang het systeem loopt, kan elke leverancier die aan de selectiecriteria voldoet toetreden. Het aantal deelnemers wordt nooit beperkt.
Voor elke opdracht nodig je alle toegelaten leveranciers van de betrokken categorie uit. Een selectie van favorieten is niet toegestaan.
Het systeem kan opgedeeld worden in objectief omschreven categorieën, bijvoorbeeld per soort product of per maximale omvang van de opdracht. Elke categorie heeft haar eigen selectiecriteria.
De aankondiging vermeldt hoelang het DAS loopt. Een wijziging van die duur wordt opnieuw bekendgemaakt.
Leveranciers betalen niets om toe te treden of om aan het systeem deel te nemen.
De aankoopcentrale kan toegelaten leveranciers op elk moment vragen om binnen 5 werkdagen een geactualiseerd Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) te bezorgen.
De marktplaats ondersteunt twee procedures. Welke je gebruikt, hangt vooral af van de waarde van je aankoop.
Kleinere aankopen
Grotere aankopen
Een DAS is krachtig, maar een formele procedure vraagt werk. De marktplaats is de gebruiksvriendelijke kant ervan. Je stelt er je aankoopdossier samen: de omschrijving van je behoefte, de technische en functionele vereisten, de geraamde waarde, de selectie- en gunningscriteria, de opdrachtdocumenten en de termijnen.
De formele uitnodiging en de verdere mededinging verlopen via het federale e-Procurementplatform. Na de indieningstermijn helpt de marktplaats je de offertes te vergelijken, een gemotiveerde gunningsbeslissing op te maken, de goedkeuringen te registreren en alle documenten te bewaren in je aankoopdossier.
Richtlijn 2004/18/EG voert het dynamisch aankoopsysteem in, als elektronisch alternatief voor herhaalde aanbestedingen. Het was gebaseerd op de openbare procedure met indicatieve offertes, mocht hoogstens vier jaar lopen en bleek in de praktijk omslachtig.
De wet van 15 juni 2006 nam het DAS op in het Belgische recht. Net als elders in Europa werd het zelden gebruikt.
Richtlijn 2014/24/EU (artikel 34) hervormt het systeem. Het steunt nu op de niet-openbare procedure, de indicatieve offertes verdwijnen, de maximale duur van vier jaar valt weg en het systeem mag in categorieën worden opgedeeld.
Artikel 31 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten zet de nieuwe regels om. Samen met het koninklijk besluit plaatsing van 18 april 2017 is dat kader van kracht sinds 30 juni 2017.
Buy IT Public, de eerdere versie van deze marktplaats, hielp lokale besturen om IT-aankopen van beperkte waarde te doen volgens de regels van de overheidsopdrachten. De Civios Marktplaats bouwt verder op die ervaring.
Lokale besturen plaatsen hun grotere IT-opdrachten via het DAS van de marktplaats, gekoppeld aan e-Procurement.
Deze uitleg is algemene informatie over het dynamisch aankoopsysteem, geen juridisch advies.
